Como conseguir patrocinadores para um evento: o guia completo

Se você planeja hospedar um evento, também se depara com uma grande questão: como você vai financiá-lo?
As empresas estabelecidas podem conseguir um orçamento de marketing generoso, mas as empresas menores provavelmente precisam de ajuda. Uma ótima opção de financiamento? Procure patrocinadores.

Encontrar um patrocinador, porém, pode ser como tentar ser contratado para um emprego. Algumas de suas propostas serão rejeitadas ou não obterão nenhuma resposta. Felizmente, existem algumas estratégias que você pode usar para tornar seu evento uma oportunidade de patrocínio mais atraente.

Quer saber tudo sobre como conseguir patrocinadores para um evento? Continue lendo!

Seu evento precisa de patrocinador?

Para muitos eventos,  o patrocínio é a chave para um marketing poderoso. Além de arrecadar fundos, ter um ou mais patrocinadores de eventos pode abrir oportunidades para:

• Conscientização da marca
• Aumentando os números de vendas
• Melhorando a imagem da marca

Em suma, há muito a ganhar com esse tipo de parceria estratégica. Mas nem todo evento precisa de um patrocínio para ter sucesso. Você nem precisa dele para obter os benefícios que acabamos de listar (embora realmente ajude muito).

Então, como saber se o seu evento realmente PRECISA tê-los? Veja como saber:

1. Seu evento é muito grande e/ou de alto nível, com palestrantes ou convidados famosos.  O patrocínio de mídia garante que seu evento terá ampla cobertura.
2. As metas do seu evento exigem itens de orçamento caros ou adicionais ainda não contabilizados nos fundos alocados.  Se seu objetivo é expandir a imagem de sua marca no setor de tecnologia, ter extras especiais, como crachás de eventos inteligentes ou um aplicativo móvel, ajudará você a se destacar como líder do setor.
3. Você precisa aumentar sua base de clientes.  Influenciadores como blogueiros do setor, celebridades locais ou altos executivos têm públicos cujos interesses podem coincidir com o seu evento. Trazê-los como seus patrocinadores basicamente transfere essa base de público e ajuda a solidificar a imagem de sua marca aos olhos desse novo mercado.
4. Você precisa de ajuda para descobrir um componente importante do planejamento, como um local, transporte ou serviço de bufê.  Hotéis, empresas de transporte e até mesmo restaurantes locais podem contribuir com seus produtos e serviços para eventos que não podem pagar ou não tiveram uma alternativa que funcione para eles.
5. Seu evento é novo ou sua marca precisa construir sua credibilidade no setor. Ter patrocínios de empresas estabelecidas em seu campo é o melhor tipo de depoimento. Isso mostra que eles apoiam o que você está fazendo, o que realmente ajuda a influenciar as pessoas a se registrarem.

Obviamente, existem muitas razões pelas quais eventos grandes e pequenos precisam de patrocinadores. E, ao contrário da crença popular, encontrar um não precisa ser muito difícil ou difícil. Na verdade, basta um pouco de pesquisa e uma compreensão de quais são os melhores patrocinadores para o seu evento exclusivo.

Como escolher um patrocinador para o seu evento

Sim ”você terá tantas opções, você realmente poderá escolher! E você pode até descobrir isso porque  os patrocinadores do evento  estão entrando em contato com você.

A chave para escolher o melhor patrocinador para o seu evento é entender completamente os objetivos do evento, saber o que você quer de um patrocínio e deixar bem claro como o seu evento agrega valor aos patrocinadores em potencial.

Quais empresas contatar

As escolhas podem ser esmagadoras quando você está apenas começando. Mas a reputação de patrocinadores em potencial e sua perspectiva sobre os eventos determinarão que tipo de parceria você terá com eles e até mesmo o sucesso geral do seu evento.

• Patrocinadores que entendem o valor desse tipo de marketing. Se eles já patrocinaram um evento antes ou não, ainda cabe a você convencê-los de que o investimento valerá a pena, não importa o que aconteça.
• Patrocinadores cujo público corresponda ao seu em dados demográficos e interesses.  É impossível alinhar completamente com qualquer marca, mas você pode definitivamente escolher as principais áreas que valem a pena destacar durante o evento e manter os patrocinadores que as compartilham.
• Patrocinadores focados no ROI do evento.  Patrocinadores vaidosos gostam de colocar seus nomes em um evento e encerrar o dia. Mas, para aproveitar ao máximo a parceria, convém entrar em contato com empresas que entendem que é uma  via de mão dupla.

Se você ainda não sabe quem procurar, considere estes 5 ótimos métodos para escolher patrocinadores de eventos.

5 maneiras de encontrar um patrocinador de evento

Um pouco de criatividade e um pouco de esforço são necessários, mas encontrar opções para patrocinadores de eventos é uma meta superatingível.

1. Use ferramentas digitais para encontrar e proteger patrocinadores.

Acontece que esse é um problema comum tanto para planejadores de eventos que procuram patrocinadores quanto para patrocinadores que procuram eventos. Felizmente, agora existem algumas soluções confiáveis ​​no mercado que podem ajudar:

1. Seja realmente específico sobre os objetivos do seu evento.

• SponsorPark  “ Melhor para patrocinadores corporativos e eventos nas categorias de artes, entretenimento, esportes, festivais e causas especiais.
• Sponeasy  “ Se você precisa de uma mesa de patrocínio bem projetada, experimente este construtor de arrastar e soltar (tem até modelos que você pode usar).
• SponsorMyEvent  “ Forbes e TEDx são apenas algumas das marcas que usam este mecanismo de busca.
• OpenSponsorship  “Esta plataforma atende especificamente a atletas, equipes e eventos relacionados a esportes.
• SponsorPitch  “Pesquise o banco de dados, use o CRM e exporte os dados do patrocinador com esta ferramenta colaborativa.

2. Seja realmente específico sobre os objetivos do seu evento.

Mesmo que seus objetivos sejam estritamente financeiros, não é qualquer patrocinador antigo que serve! Por exemplo, se você precisar de ajuda para reservar um hotel durante uma temporada muito movimentada, não procuraria patrocinadores de mídia para garantir um espaço.

E, se você tiver mais de um objetivo de evento, poderá utilizar uma combinação de patrocinadores para alcançá-los. Por exemplo, digamos que o mesmo evento precisava de ajuda com relações públicas para todos os incríveis palestrantes da indústria, talvez você pudesse obter os dois tipos de patrocinadores e fazer com que o hotel oferecesse ao pessoal da mídia algumas suítes VIP.

3. Entre em contato com patrocinadores de eventos relacionados.

As taxas de retenção de patrocínio de eventos  estão caindo. 17% dos profissionais de eventos experientes dizem que há uma diminuição perceptível ” e é por isso que você deve observar os patrocinadores que já trabalham com eventos em ou relacionados ao seu setor.

Essas marcas já entendem o valor do patrocínio de eventos e provavelmente continuarão investindo nesse tipo de marketing porque também as beneficia. Além disso, eles já sabem que o público deles se alinhará ao seu, o que torna o pitching um pouco mais fácil.

4. Restrinja suas opções a marcas que se alinham fortemente com os valores do seu evento.

Lançamentos e reuniões de patrocinadores de eventos consomem muito tempo, e é por isso que limitar o número de marcas que você alcança é essencial. Escolha cuidadosamente os nomes em sua lista atual que representam os principais objetivos e a imagem de seu próximo evento. Por exemplo, se o seu evento for ecológico, pesquise um pouco para ver se as empresas com as quais você gostaria de fazer parceria também usam práticas sustentáveis ​​para seus produtos ou serviços.

5. Deixe seu público decidir.

Sua pesquisa de mercado-alvo deve revelar todos os interesses, contas de mídia social e marcas que seu público adora. Por que não entrar em contato com empresas com as quais eles já estão familiarizados?

Para um participante, ver um nome reconhecível em uma lista de patrocinadores pode ser bom. Mas ver um nome que eles conhecem e amam pode ser absolutamente emocionante. Isso realmente ajuda a fazê-los sentir que pertencem a esse ecossistema de marcas e valores interconectados.

E agora, depois de encontrar alguns patrocinadores que valem a pena, veja como fechar o negócio.

Aprenda como conseguir patrocinadores para um evento com essas 8 táticas

1. Dê à sua proposta um fator surpreendente, fornecendo todos os detalhes.

Quando você está procurando emprego, não envia a mesma carta de apresentação genérica para todas as empresas. O mesmo princípio se aplica às propostas de patrocínio de eventos.

Sua proposta tem que se destacar. Afinal, a empresa provavelmente analisa propostas como a sua quase diariamente. Então, por que a empresa deve patrocinar seu evento em detrimento de outras oportunidades?

Em sua proposta, pinte essa imagem incluindo estes detalhes:

• Conte a história da sua empresa.  Sua empresa teve origens humildes? Foi fundada como uma empresa familiar para a comunidade local? Faça uma conexão emocional para atingir um acordo com a empresa patrocinadora.
• Descreva o que você faz.  Qual é a sua declaração de missão e como sua empresa a cumpre diariamente?
• Descreva a demografia do seu público.  É melhor se o seu mercado-alvo corresponder ao do potencial patrocinador. Dessa forma, eles sabem que estão alcançando o público certo ao contribuir com seu evento.

Seja específico sobre o financiamento que você precisa. Não rodeios. Descreva para o que o financiamento será destinado, como aluguel do local, alimentação, transporte de palestrantes convidados e assim por diante.

2. Ofereça incentivos ao patrocinador .

Patrocínio tem que ser uma relação de dar e receber. Os patrocinadores querem o máximo de retorno possível, é claro. Então, o que os patrocinadores ganharão ao financiar seu evento?

Aqui estão algumas ideias para ajudar a adoçar o negócio:

• Para feiras ou exposições, dando ao patrocinador um estande gratuito.
• Coloque o nome ou logotipo do patrocinador em banners e folhetos promocionais do evento.
• Mencione a empresa do patrocinador em suas postagens de blog, boletins informativos por e-mail e postagens de mídia social.
• Ofereça brindes ou descontos relacionados ao evento para os clientes que comprarem o produto do patrocinador ou se inscreverem em seu serviço.
• Inclua o logotipo do patrocinador em todos os seus equipamentos promocionais.
• Incentive seus seguidores nas redes sociais a curtir ou compartilhar o conteúdo do patrocinador.

Se você está disposto a dar mais do que receber, isso mostra aos patrocinadores que você leva a sério o sucesso do evento.

3. Oferecer uma solução de risco mínimo.

Patrocinar seu evento é um risco, principalmente se sua empresa for relativamente pequena. Por esse motivo, por que não propor um acordo experimental?

Em vez de pedir o valor total que você precisa, peça uma porção menor em troca de algo pequeno em troca. Por exemplo, se você precisa de $ 100.000, peça $ 10.000. Em troca, você oferecerá alguns dos incentivos listados acima gratuitamente.

Essa abordagem de pouco risco e pouco ganho permite que o patrocinador teste as águas com sua empresa. Dessa forma, eles não levam um grande golpe se o evento não for bem.

Essa estratégia funciona especialmente bem se você quiser trabalhar com esse patrocinador em eventos futuros. O patrocinador pode usar o teste para avaliar se deve trabalhar com você em eventos futuros.

Obviamente, com esse método, você precisará de vários patrocinadores para financiar totalmente seu evento. Isso não é uma coisa ruim! Com esse método, você não coloca todos os ovos na mesma cesta, contando apenas com um único patrocinador.

4. Forme uma parceria com empresas mais estabelecidas.

Se sua empresa for jovem ou pequena, pode não ter reconhecimento de marca ou credibilidade suficiente para atrair patrocinadores de eventos. A solução? Entre em contato com outras empresas do seu setor e faça parcerias para produzir o evento.

Quando potenciais patrocinadores veem uma marca mais estabelecida ligada ao evento, eles podem ter mais confiança no evento. Pode ser mais capaz de atrair uma participação maior no evento.

Que tipos de empresas são melhores para uma parceria conjunta? Procure marcas dentro do seu nicho que não sejam concorrentes diretos. (Caso contrário, haverá um conflito de interesses.) Se sua empresa vende suplementos dietéticos, por exemplo, tente fazer parceria com uma marca de equipamentos para exercícios.

5. Estude o que seus potenciais patrocinadores estão fazendo.

Faça sua lição de casa sobre cada patrocinador antes de alcançá-lo. Examine as notícias em busca de coisas como:

• O patrocinador esteve envolvido em algum evento recente?
• Houve mudanças na empresa ou em sua liderança?
• Os principais eventos atuais afetam os negócios do patrocinador?
• Eles estão lançando um novo produto?

Aproveite esses momentos anotando-os em sua proposta e possivelmente inserindo-os no evento. Se o patrocinador acabou de lançar um novo produto, você pode ajudá-lo a comercializá-lo em seu evento.

Ao entrar em contato com o patrocinador, venda seu evento como uma oportunidade de mostrar o novo produto e atrair novos clientes.

A melhor forma de ficar por dentro das novidades da empresa é seguir o blog e as redes sociais do patrocinador e pesquisar o nome em sites de notícias.

6. Use dados para fazer com que os investidores se sintam confiantes.  

No final do dia, seus patrocinadores terão suas próprias metas financeiras para o seu evento. E quanto mais confiantes eles se sentirem para alcançá-los, melhor.

Mas pode ser difícil provar exatamente que tipo de retorno do investimento eles podem esperar. A menos, é claro, que você use alguns dados de eventos para fazer o backup.

Esse truque só funciona se você já organizou eventos semelhantes no passado. Mas a boa notícia é que funciona. Aqui estão alguns pontos de dados importantes que valem a pena compartilhar em seu pitch deck:

• Receita bruta de promoções
• Número de check-ins de eventos versus inscritos
• Quantos membros ativos da comunidade você tem atualmente
• Quais setores são representados pelos 25% principais de sua participação
• Sua taxa de conversão da visita à compra
• De que país ou região os hóspedes anteriores vêm
• Níveis de engajamento nas redes sociais
• Alcance de público potencial tanto online quanto offline

Poderíamos continuar, mas você entendeu. Realmente qualquer KPI de evento valioso serve! Fornecer esse tipo de prova junto com a documentação do seu software de gerenciamento de eventos será bastante influente para os patrocinadores em potencial.

7. Acerte o timing.

A divulgação do patrocínio de eventos  pode ser uma arte por si só. E o tempo é um aspecto importante de algumas maneiras diferentes.

• Quando se trata de adicionar divulgação de patrocínio ao seu cronograma de eventos de longo prazo, certifique-se de começar cedo. Trabalhar para chegar até o tomador de decisão requer paciência, mas, em última análise, vale a pena conversar com a figura mais influente da empresa em potencial.
• Mostrar respeito pelo tempo de um potencial patrocinador é importante. E-mails breves e reuniões mostram que você os respeita. Além disso, mostrará (não dirá) que eles não terão que investir além do que originalmente concordaram em primeiro lugar.
• Especialistas dizem que maio, junho e setembro são os melhores meses, já que as vendas provavelmente estarão em alta. Dezembro, novembro, julho e agosto (também conhecidos como meses de férias), por outro lado, são as piores épocas do ano para lançar patrocinadores.

Então, para resumir: quando você faz isso, como você faz e quanto tempo você gasta em cada apresentação determinará sua probabilidade de sucesso.

8. Encontre as melhores pessoas para contatar.

Existem vários tomadores de decisão importantes para patrocínios de eventos. E como cada empresa tem seu próprio cargo e sistema hierárquico, é bom manter estes princípios básicos em mente:

• Evite títulos óbvios.  Encontrar o contato certo para a venda de patrocínios de eventos  significa posicionar-se da forma mais estratégica possível. O gerente de patrocínio do seu patrocinador-alvo provavelmente está sobrecarregado de ofertas agora, então vá para a esquerda quando todo mundo está indo para a direita, procurando opções menos óbvias (que abordaremos abaixo).
• A equipe da marca é sua melhor amiga.  Os gerentes de marca se concentram na imagem pública, que é um dos maiores benefícios de patrocinar um evento. Coloque-os no topo da sua lista ao entrar em contato.
• Para empresas menores, siga o dinheiro.  Qualquer pessoa responsável pelo orçamento em nível nacional ou regional provavelmente controlará os fundos disponíveis para patrocínios de eventos.
• Considere quem você já conhece.  Não há razão para que uma empresa com a qual você já tem um relacionamento não possa ser o  patrocinador do seu evento . Comece dentro de sua rede e alcance as pessoas com quem você já tem um diálogo.

Basicamente, as melhores pessoas para contatar sobre possíveis patrocínios de eventos são aquelas que têm o maior ROI possível sobre o tempo investido. Cargos menos óbvios e pessoas em sua rede provarão ser contatos diretos e muito frutíferos para o lançamento.

Fique confiante em sua proposta de patrocínio

Por fim, lembre-se de que os patrocinadores em potencial são empresas – não organizações filantrópicas. Eles querem algo em troca de financiar seu evento.

A chave é ser um comunicador eficaz e mostrar claramente  o que faz o seu evento valer o dinheiro do marketing do patrocinador . Seja confiante em sua abordagem e você poderá receber uma resposta dos patrocinadores.

Quer mais informações sobre patrocinadores para um evento?

Como conseguir patrocinadores para um evento?

Comece cedo e tenha a mente aberta. Identifique especificamente seus objetivos para o evento e os incentivos e benefícios para um potencial patrocinador.

Apoie-se em pontos de dados sobre o público do evento para criar um argumento convincente para um patrocinador em potencial cujo público-alvo se alinha bem com seus participantes. Concentre-se no patrocinador, não no evento, em seu discurso.

Quais empresas fazem patrocínios?

Os 10 principais patrocinadores de eventos locais sem fins lucrativos nos Estados Unidos são Wells Fargo, Marriott, Dick’s Sporting Goods, Whole Foods, State Farm, Pepsi, US Bank, Bank of America, Budweiser e Clif Bar.

O que os patrocinadores do evento querem?

Em um alto nível, os patrocinadores de eventos desejam que sua marca seja associada a um evento “seja porque o evento é para uma boa causa que o patrocinador deseja apoiar publicamente ou porque o evento é organizado por uma empresa que pode promover a marca do patrocinador em de alguma maneira.

O patrocínio de eventos também pode gerar leads para uma empresa, produzir material valioso para marketing de conteúdo, desenvolver relacionamentos comerciais, fornecer informações sobre o público e melhorar a percepção do público.